CFT
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
PHẦN MỀM ERP LUXDEAL
Phiên bản tài liệu: 1.0
March 2023
i
MỤC LỤC
I. GIỚI THIỆU CHUNG ............................................................................................................................. 1
1. Phạm vi .................................................................................................................................................. 1
2. Thuật ngữ, viết tắt ................................................................................................................................ 1
3. Danh sách chức năng chung ................................................................................................................ 1
4. Tổng quan chức năng của hệ thống .................................................................................................... 3
II. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG .................................................................................................................... 4
1. Sản phẩm & Dịch vụ ............................................................................................................................ 5
1.1 Quản lý sản phẩm kinh doanh .............................................................................................................. 5
1.2 Quản lý dịch vụ ..................................................................................................................................... 6
1.3 Quản lý Danh mục, thuộc tính .............................................................................................................. 6
2. Chức năng Kinh doanh ........................................................................................................................ 7
2.1 Chăm sóc khách hàng ........................................................................................................................... 7
2.2 Quản lý đơn hàng .................................................................................................................................. 8
2.3 Quản lý khách hàng ............................................................................................................................ 12
2.4 Quản lý Cộng tác viên ........................................................................................................................ 13
2.5 Chiến dịch & Khuyến mại .................................................................................................................. 14
2.6 Tích điểm ............................................................................................................................................ 14
2.7 Xếp hạng nhân viên ............................................................................................................................ 14
3. Chức năng Mua hàng ......................................................................................................................... 14
3.1 Tạo đơn mua hàng .............................................................................................................................. 15
3.2 Xem danh sách đơn mua hàng ............................................................................................................ 15
4. Chức năng Quản lý kho ..................................................................................................................... 15
4.1 Tạo kho ............................................................................................................................................... 15
4.2 Nhập kho ............................................................................................................................................. 15
4.3 Xuất kho ............................................................................................................................................. 16
4.4 Chuyển kho ......................................................................................................................................... 16
4.5 Lịch sử nhập/ xuất/ chuyển kho .......................................................................................................... 16
4.6 Theo dõi tồn kho ................................................................................................................................. 17
5. Chức năng Kế toán – hạch toán ........................................................................................................ 17
5.1 Quản lý phiếu đề nghị thanh toán ....................................................................................................... 17
5.2 Quản lý phiếu thu/chi .......................................................................................................................... 17
5.3 Cân đối kế toán ................................................................................................................................... 18
ii
6. Chức năng Duyệt ................................................................................................................................ 20
6.1 Duyệt sản phẩm/dịch vụ ..................................................................................................................... 20
6.2 Duyệt đơn hàng................................................................................................................................... 21
6.3 Duyệt thanh toán ................................................................................................................................. 23
6.4 Duyệt tài khoản ................................................................................................................................... 23
6.5 Duyệt chiến dịch & quảng cáo............................................................................................................ 24
6.6 Quản lý duyệt...................................................................................................................................... 24
7. Chức năng Quản lý nhân sự .............................................................................................................. 25
7.1 Quản lý nhân sự & tài khoản nhân viên.............................................................................................. 25
7.2 Quản lý danh mục phòng ban ............................................................................................................. 26
7.3 Phân quyền ......................................................................................................................................... 26
8. Quản lý chung ..................................................................................................................................... 26
1
I. GIỚI THIỆU CHUNG
1. Phạm vi
- Tài liệu bao gồm hướng dẫn sử dụng chi tiết của hệ thống Luxdeal ERP cho các đối
tượng người dùng được cấp quyền truy cập, thao tác với từng module.
- Người dùng được cấp quyền truy cập, thao tác với chức năng nào sẽ thực hiện nghiệp
vụ với chức năng đó.
- Các luồng thực hiện được hiểu là người dùng mở chức năng yêu cầu Duyệt trong
module Duyệt/ Quản lý Duyệt.
2. Thuật ngữ, viết tắt
STT
Thuật ngữ, viết tắt
Mô tả
1
ĐNTT
Đề nghị thanh toán
2
CTV
Cộng tác viên
3
SP / DV
Sản phẩm / dịch vụ
4
Module
Là tập hợp 1 vài trò, nhiệm vụ, chức năng
5
Thêm nhanh sản phẩm
- Chức năng thêm sản phẩm ngay tại màn hình khởi tạo đơn hàng
- Áp dụng cho: đơn hàng ký gửi, đơn hàng cầm đồ, đơn hàng mua
6
Thêm nhanh khách hàng
Chức năng thêm khách hàng ngay tại màn hình khởi tạo đơn hàng của
tất cả loại đơn hàng
7
Đơn hàng không đổi giá
- Khi thêm sản phẩm tại đơn hàng, nếu không sửa giá đã cài đặt từ trước
của sản phẩm, gọi là đơn hàng không đổi giá
- Áp dụng cho: đơn hàng cho thuê, đơn hàng bán, đơn hàng spa
8
Đơn hàng thay đổi giá
- Khi thêm sản phẩm tại đơn hàng, nếu sửa giá đã cài đặt từ trước của
sản phẩm, gọi là đơn hàng thay đổi giá
- Áp dụng cho: đơn hàng cho thuê, đơn hàng bán, đơn hàng spa
9
Mã sản phẩm
Là mã gắn với 1 loại sản phẩm cụ thể. Trong 1 mã sản phẩm có thể có
nhiều mã quản lý với các đặc tính khác nhau.
10
Mã quản lý
Là mã thể hiện duy nhất 1 sản phẩm với 1 đặc tính cụ thể ( giới tính,
màu sắc, chất liệu)
11
Lot
Một vị trí cụ thể của 1 sản phẩm trong kho.
3. Danh sách chức năng chung
STT
Nội dung / Thông tin
Mô tả
1
Trường bắt buộc
Trường có dấu (*) là các trường bắt buộc điền/bắt buộc chọn
2
<Ghi chú>
- Cho phép nhập ký tự số, chữ, ký tự đặc biệt
- Tối đa 256 ký tự
3
Thao tác xuất excel
Bước 1: Chọn các bản ghi đang hiển thị
Bước 2: Click [Xuất excel] -> hệ thống sẽ xuất thông tin bản
ghi dưới dạng file excel
2
4
Lọc/tìm kiếm tại các tiêu đề
Tại các cột dữ liệu nếu có biểu tượng tìm kiếm/lọc, cho phép
người dùng thực hiện lọc theo các trường thông tin có trong cột đó
5
Lọc dữ liệu theo <Start date –
End date>
- Start date phải trước hoặc bằng ngày End date
- Tùy từng module mà điều kiện tương quan giữa Start
date – End date khác nhau
6
Lọc dữ liệu theo <Khoảng thời
gian>
Lấy mốc thời gian tại thời điểm thực hiện lọc/tìm kiếm. Các lựa
chọn là:
o Hôm qua
o Hôm nay
o Tuần này
o Tháng này
o Quý này
o Năm nay
o Năm trước
7
Các loại mã tự sinh
Tất cả các mã hệ thống tự động sinh, không được sửa:
o Mã đơn hàng,
o Mã khách hàng
o Mã cộng tác viên
o Mã phiếu thu/chi
o Mã phiếu đề nghị thanh toán
o Mã xuất/nhập/chuyển kho
o Mã nhân viên…
8
Lưu & Thêm mới
Chức năng lưu thông tin và đồng thời hiển thị trạng thái nhập
thông tin mới. Cho phép tạo liên tiếp các thông tin.
9
Sửa đơn hàng
Áp dụng với tất cả đơn hàng:
- Đơn hàng sau khi duyệt không được sửa các thông tin
liên quan đến sản phẩm, giá, kỳ hạn. Các thông tin
khác được phép sửa trước khi kho thực hiện trả/nhận
hàng.
- Đơn hàng sau khi thực hiện thao tác giao hàng cho
khách không được sửa thông tin.
10
Xóa (Hủy) đơn hàng
Áp dụng với tất cả đơn hàng:
- Đơn hàng được phép Hủy (Xóa) khi [chưa đẩy duyệt]
HOẶC [đang chờ duyệt] HOẶC [sau khi duyệt].
- Đơn hàng không được phép Hủy sau khi đã thực hiện
thao tác giao hàng cho khách.
3
4. Tổng quan chức năng của hệ thống
STT
Module
1
Sản phẩm & Dịch vụ
2
Kinh doanh
3
Mua hàng
4
Quản lý kho
5
Kế toán
6
Duyệt
4
7
Quản lý nhân sự
8
Thêm nhanh sản phẩm
9
Thêm nhanh khách hàng
II. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
Hình: Luồng tổng quan hệ thống
5
1. Sản phẩm & Dịch vụ
- Module này cho phép quản lý tất cả các thông tin liên quan đến sản phẩm/dịch vụ có
trên hệ thống.
- Vào module: Sản phẩm & Dịch vụ / Quản lý sản phẩm / Sản phẩm kinh doanh
1.1 Quản lý sản phẩm kinh doanh
- Module này cung cấp chức năng tạo tất cả sản phẩm có trên hệ thống. Sản phẩm
phải được tạo thông tin trước khi thực hiện các hoạt động kinh doanh khác.
- Ngoài thêm sản phẩm ở module này, hệ thống còn cung cấp chức năng [Thêm
nhanh sản phẩm] tại các module [thêm mới đơn hàng ký gửi], [thêm mới đơn
hàng cầm đồ], [thêm mới đơn hàng Mua].
1.1.1 Tạo sản phẩm kinh doanh
Hình 01: Luồng tạo sản phẩm kinh doanh
- Sản phẩm sau khi được Duyệt được tìm kiếm và thực hiện các hoạt động kinh
doanh; trạng thái sản phẩm: đang hoạt động.
- Sản phẩm sau khi Không duyệt sẽ không được tìm thấy và không thể thực hiện
các hoạt động kinh doanh.
1.1.2 Xem/Sửa/Xóa sản phẩm kinh doanh
Tại màn hình danh sách sản phẩm, cột [Thao tác] chọn biểu tượng Xem/Sửa/Xóa tương ứng
- Sửa sản phẩm:
o Sản phẩm đang ở trạng thái [Chờ duyệt] thì không được Sửa
6
o Sản phẩm đang ở trạng thái [Đã duyệt] thì chỉ được Sửa [đặc tính sản
phẩm] VÀ [Quản lý SEO].
- Xóa sản phẩm:
o Chỉ được Xóa sản phẩm khi chưa gắn vào đơn hàng nào (chưa có hoạt
động) VÀ tổng tồn kho = 0
o Nếu sản phẩm có tồn kho >0 thì không được xóa
1.2 Quản lý dịch vụ
1.2.1 Quản lý dịch vụ Spa
Hình 02: Luồng tạo dịch vụ Spa
- Mục đích để tạo thông tin các dịch vụ Spa như: làm sạch, sửa chữa, làm mới,…để
gắn dịch vụ này vào sản phẩm khi thực hiện kinh doanh nằm trong đơn hàng Spa
- Lưu ý: trước khi gắn được dịch vụ Spa này vào sản phẩm, thì sản phẩm này phải
được [cài đặt Spa] trong module [Sản phẩm & dịch vụ / Quản lý sản phẩm / Sản
phẩm kinh doanh]
1.2.2 Xem/Sửa/Xóa dịch vụ Spa
- Sửa dịch vụ Spa:
o Sản phẩm đang ở trạng thái [Chờ duyệt] thì không được Sửa
o Sản phẩm đang ở trạng thái [Đã duyệt] nếu Sửa thì sẽ gửi lại Admin duyệt.
o Các thông tin dịch vụ Spa đã gắn vào đơn hàng trước khi Sửa không bị ảnh
hưởng.
- Xóa dịch vụ Spa: khi đã gắn dịch vụ Spa vào sản phẩm thì không được xóa.
1.3 Quản lý Danh mục, thuộc tính
Vào module: Sản phẩm & Dịch vụ / Khởi tạo danh mục & thuộc tính / Thêm mới danh
mục
7
Hình 03: Tạo mới danh mục sản phẩm
- Chọn cấp danh mục: Danh mục cấp 1 sẽ bao gồm danh mục cấp 2.
- Tên danh mục: Không được trùng với danh mục hiện có.
- Vị trí hiển thị: nhập số, là vị trí mà sản phẩm sẽ hiển thị trong danh sách danh mục
- Lưu : Lưu thông tin vừa tạo
- Lưu & thêm mới: Lưu thông tin vừa tạo và refresh lại về trạng thái tạo mới, cho phép tạo
liên tiếp.
Ghi chú: Các thao tác thêm [đặc tính], [đơn vị tính], [thương hiệu], [xuất xứ] tương tự như
trên.
2. Chức năng Kinh doanh
2.1 Chăm sóc khách hàng
Chức năng này cho phép quản lý tất cả các khách hàng tiềm năng, có quan tâm đến
sản phẩm nhưng chưa phát sinh đơn hàng.
2.1.1 Thêm mới khách hàng tiềm năng
Hình 04: Luồng tạo khách hàng tiềm năng
2.1.2 Xem/Sửa/Xóa khách hàng tiềm năng
- Tại đây hiển thị tất cả khách hàng tiềm năng đã tạo thành công
8
- Khi khách hàng tiềm năng được gán đơn hàng và trở thành khách hàng, lúc này sẽ
chuyển từ [Danh sách khách hàng tiềm năng] sang [Danh sách khách hàng].
- Sửa thông tin khách hàng tiềm năng
o Nếu khách hàng tiềm năng chưa được gán đơn hàng nào thì được Sửa tất
cả thông tin liên quan
o Nếu khách hàng tiềm năng đã được gán đơn hàng và chuyển thành khách
hàng thì sẽ theo cơ chế Sửa của đơn hàng đó
- Xóa thông tin khách hàng tiềm năng:
o Nếu khách hàng tiềm năng chưa được gán vào đơn hàng nào thì được Xóa
o Nếu khách hàng tiềm năng đã được gán vào đơn hàng thì Không được Xóa
2.2 Quản lý đơn hàng
2.2.1 Đơn hàng bán
Hình 05 : Luồng tạo đơn hàng bán
a) Thêm mới đơn hàng bán
- Sản phẩm & thanh toán:
o Khi chọn sản phẩm, đơn giá tự động điền.
o Nếu không sửa giá thì đơn hàng tự động duyệt
o Nếu thay đổi giá thì cần admin/người được cấp quyền duyệt
- Lịch sử công nợ:
o Sau khi đơn hàng được duyệt, thực hiện [thêm bút toán]
o Click chọn các bút toán hiện có để thực hiện [thêm phiếu thu], [thêm phiếu
chi], [thêm phiếu đề nghị thanh toán] tương ứng với bút toán.
- Lịch sử nhập/xuất đổi trả:
o Hiển thị các thông tin liên quan đến kho thực hiện xuất/nhập của đơn hàng
o Tại đây chỉ được xem, không được thao tác
b) Xem/Sửa/Xóa đơn hàng bán
9
Xem số thứ tự 9,10 tại mục I.3 Chức năng chung
2.2.2 Đơn hàng cho thuê
Hình 06 : Luồng đơn hàng cho thuê
a) Tạo đơn hàng cho thuê
- Kỳ hạn thuê:
o Theo tuần: thời gian thuê ít nhất 1 tuần
o Theo tháng: thời gian thuê ít nhất 1 tháng
- Thời gian thuê: Chọn thời gian thuê bắt đầu, điều kiện chọn ngày kết thúc tương
ứng với kỳ hạn thuê. Ví dụ: chọn kỳ hạn thuê là theo tuần, khi chọn thời gian thuê
là ngày 24-03-2023 thì chỉ được phép chọn ngày kết thúc cách ngày bắt đầu ít
nhất 1 tuần, tức là chọn ngày trong phạm vi từ 31-03-2023 trở đi.
- Sản phẩm & thanh toán: Khi chọn sản phẩm, đơn giá tự động điền.
o Nếu không sửa giá thì đơn hàng tự động duyệt (đơn hàng không thay đổi
giá). Lúc này có thể click luôn [Bắt đầu thuê theo kỳ hạn] mà không cần
phải click [Lưu & chốt đơn]
o Nếu sửa giá thì cần admin/người được cấp quyền duyệt (đơn hàng thay đổi
giá)
b) Xem/Sửa/Xóa đơn hàng cho thuê
Xem số thứ tự 9,10 tại mục I.3: Chức năng chung
c) Các thao tác liên quan đến đơn hàng cho thuê
- Có thể thực hiện trả hàng trước thời hạn 1 phần đơn hàng hoặc toàn bộ đơn hàng
10
- Có thể gia hạn thuê 1 phần hoặc toàn bộ đơn hàng
- Khi đến hạn, hệ thống tự động cập nhật trạng thái để cho phép [gia hạn cho thuê]
HOẶC [trả hàng hết hạn]
2.2.3 Đơn hàng ký gửi
Hình 07: Luồng đơn hàng ký gửi
a) Tạo đơn hàng ký gửi
- Vào module: Kinh doanh/ Đơn hàng/ Thêm mới đơn hàng/ Thêm mới đơn hàng
ký gửi
- Có chức năng [thêm nhanh sản phẩm]
b) Xem/Sửa/Xóa đơn hàng ký gửi
Xem số thứ tự 9,10 tại mục I.3: Chức năng chung
c) Các thao tác liên quan đến đơn hàng ký gửi
- Có thể trả hàng trước hạn 1 phần hoặc toàn bộ đơn hàng
- Có thể gia hạn ký gửi 1 phần hoặc toàn bộ đơn hàng
- Khi đến hạn, hệ thống tự động cập nhật trạng thái để cho phép [gia hạn ký gửi]
HOẶC [trả hàng hết hạn]
2.2.4 Đơn hàng cầm đồ
11
Hình 08: Luồng đơn hàng cầm đồ
a) Tạo đơn hàng cầm đồ
- Vào module: Kinh doanh/ Đơn hàng/ Thêm mới đơn hàng/ Thêm mới đơn hàng
cầm đồ
- Có chức năng [thêm nhanh sản phẩm]
b) Xem/Sửa/Xóa đơn hàng cầm đồ
Xem số thứ tự 9,10 tại mục I.3: Chức năng chung
c) Các thao tác đơn hàng cầm đồ
- Chuộc hàng trước hạn: có thể chuộc hàng trước hạn 1 phần hoặc toàn bộ
- Chuộc hàng hết hạn: có thể chuộc hàng hết hạn 1 phần hoặc toàn bộ
- Gia hạn cầm đồ: Có thể gia hạn 1 phần hoặc toàn bộ đơn hàng, tuy nhiên nếu gia
hạn 1 phần thì phần còn lại phải tiến hành Đứt hàng hoặc Chuộc hàng trước khi
thực hiện gia hạn 1 phần.
- Đứt hàng cầm đồ: Có thể đứt hàng 1 phần hoặc toàn bộ đơn hàng
2.2.5 Đơn hàng Spa
12
Hình 09: Luồng đơn hàng Spa
a) Tạo đơn hàng Spa
- Đối với đơn hàng không thay đổi giá:
o Khi chọn sản phẩm và dịch vụ Spa, hệ thống tự động điền giá của dịch vụ
đó (đã khởi tạo từ trước ở module: Sản phẩm & Dịch vụ/quản lý dịch vụ)
o Nếu không thay đổi giá của dịch vụ, khi click [Lưu & chốt đơn] đơn hàng
sẽ tự động duyệt.
- Đối với đơn hàng thay đổi giá:
o Sau khi chọn sản phẩm và dịch vụ Spa, nếu sửa giá của dịch vụ thì sau khi
click [Lưu & chốt đơn], đơn hàng tự động gửi đến module: Duyệt/Duyệt
đơn hàng để admin/tài khoản được phân quyền duyệt đơn hàng.
b) Xem/Sửa/Xóa đơn hàng Spa
Xem mục I.3 Danh sách chức năng chung
c) Các thao tác đơn hàng Spa
- Khi [thay đổi dịch vụ Spa]: chỉ áp dụng cho thay dịch vụ của các sản phẩm chưa
trả hàng hoặc chưa trả 1 phần số lượng
- Khi [Trả hàng Spa]: có thể là hàng đã spa, chưa spa, trước khi thay đổi dịch vụ
hoặc sau khi thay đổi dịch vụ. Admin chỉ duyệt trường hợp hàng không Spa, còn
nếu hàng đã Spa thì tự động được duyệt.
- Khi [Hoàn thành trả hàng]: có thể trả 1 phần hoặc toàn bộ. Ở bước này kho sẽ
thực hiện tiến hành xuất kho, hoàn tất quá trình Spa
- Khi [Hủy đơn hàng] sau khi đơn hàng được duyệt, cần admin Duyệt Hủy.
2.3 Quản lý khách hàng
2.3.1 Thêm mới khách hàng
- Thực hiện tại module: Kinh doanh/ Khách hàng/ Thêm mới khách hàng
- Tạo mới khách hàng không cần duyệt, hệ thống tự động lưu vào danh sách khách
hàng
13
- Trạng thái hoạt động: tài khoản mới tạo mặc định ở trạng thái [Đang hoạt động]
- Tên đăng nhập: là duy nhất, không được trùng với tên đăng nhập hiện có
- Tạo tài khoản khách hàng không cần duyệt.
2.3.2 Xem/Sửa/Xóa khách hàng
- Tại module: [Kinh doanh/Khách hàng/ Danh sách khách hàng] sẽ hiển thị tất cả
thông tin khách hàng hiện có của hệ thống
- Sửa thông tin khách hàng:
o Sau khi thông tin khách hàng được tạo thành công, các trường sau không
thể thay đổi: < số điện thoại> , <tên đăng nhập>; các trường còn lại có thể
thay đổi
o Mật khẩu: Admin/tài khoản được gán quyền có thể reset lại mật khẩu cho
khách hàng.
- Hủy thông tin khách hàng: có 2 cách hủy thông tin khách hàng
o Khách hàng tự yêu cầu hủy: cần admin duyệt hủy, sau khi hủy trở về trạng
thái [đã hủy]
o Admin hủy tài khoản khách hàng
- Tạm dừng tài khoản khách hàng: Bỏ chọn tại ô [Đang hoạt động], tài khoản khách
hàng sẽ chuyển trạng thái thành [dừng hoạt động]
Hình 10: Trạng thái tài khoản
2.3.3 Xếp hạng khách hàng
2.4 Quản lý Cộng tác viên
2.4.1 Tạo tài khoản cộng tác viên
Hình 11: Luồng tạo cộng tác viên
14
- Chiết khấu CTV: là % được hưởng của CTV đó trong các đơn hàng được gán, có
thể tùy chỉnh lại trong mỗi đơn hàng
- Mỗi 1 CTV chỉ được gắn duy nhất thông tin 1 khách hàng, được hiểu là khách hàng
của công ty sẽ là CTV được hưởng hoa hồng với mỗi đơn hàng tìm kiếm được.
- Quản lý lịch sử doanh số & thanh toán hoa hồng: tự động hiển thị danh sách
thông tin doanh số của CTV tại các đơn hàng. Phần này chỉ được xem và không thao
tác.
2.4.2 Xem/Sửa/Xóa tài khoản cộng tác viên
- Sửa tài khoản CTV: Sau khi tài khoản CTV được duyệt, nếu Sửa thông tin thì sẽ đẩy
lại module Duyệt để duyệt
- Xóa tài khoản CTV:
o Nếu tài khoản CTV chưa được gắn vào đơn hàng nào (chưa có hoạt động) thì
Xóa được tài khoản CTV
o Nếu tài khoản CTV đã được gắn vào đơn hàng thì vẫn Xóa được tài khoản
CTV, nhưng các thông tin trước đó gắn vào đơn hàng không thay đổi/ mất đi
2.4.3 Yêu cầu thanh toán hoa hồng
2.5 Chiến dịch & Khuyến mại
2.6 Tích điểm
2.7 Xếp hạng nhân viên
Xem tổng doanh số của nhân viên kinh doanh trong 1 giai đoạn bất kỳ.
- Vào module: Kinh doanh/Xếp hạng nhân viên
- Ở màn hình báo cáo này, chỉ được xem và xuất báo cáo exel, không được thao tác
Tạo/Sửa/Xóa
- Cách tìm kiếm: Tìm kiếm thông tin theo từ khóa và thời gian -> Click [Lấy dữ liệu].
Lúc này hệ thống sẽ trả ra tất cả các bản ghi phù hợp.
Ví dụ: Dữ liệu đang hiển thị từ ngày 01/01/2023 đến 12/01/2023, tức là tổng doanh số của
từng nhân viên kinh doanh trong khoảng thời gian này.
- Xem chi tiết doanh số của 1 nhân viên kinh doanh:
o Click chọn biểu tượng Xem tại cột thao tác -> màn hình mở ra thông tin chi
tiết
o Bảng theo dõi doanh số: sẽ hiển thị tất cả thông tin đơn hàng mà ngày tạo
đơn hàng nằm trong khoảng thời gian lọc ở thao tác trước đó.
3. Chức năng Mua hàng
15
Hình 12: Luồng mua hàng
3.1 Tạo đơn mua hàng
- Vào module: Mua hàng/ Thêm mới đơn mua hàng
- Sản phẩm & thanh toán:
o Chọn mua từ các mã sản phẩm/ mã quản lý đã tạo trước đó hoặc sử dụng chức
năng thêm nhanh sản phẩm
o Tự nhập giá, số lượng, các trường còn lại
- Lịch sử công nợ: Khi đơn hàng xuất hiện các bút toán, phiếu thu/chi, phiếu đề nghị
thanh toán sẽ hiển thị thông tin ở đây
- Lịch sử nhập/xuất đổi trả: Hiển thị tất cả các thao tác liên quan đến nhập/xuất kho
của đơn hàng.
3.2 Xem danh sách đơn mua hàng
Hiển thị tất cả đơn mua hàng đã khởi tạo thành công, cho phép thao tác nếu click vào
xem chi tiết.
4. Chức năng Quản lý kho
4.1 Tạo kho
- Vào module: Kho/ Khởi tạo danh mục kho
- Chọn cấp kho:
o Kho cấp 1: là cấp kho chứa kho cấp 1. Có thể có hoặc không kho cấp 1
o Kho cấp 2: là kho thuộc kho cấp 1. Bắt buộc khi tạo kho cấp 2 phải chọn
thuộc vào 1 kho cấp 1.
- Tên kho: là duy nhất và không được trùng với bất kỳ kho cùng cấp/ khác cấp nào.
4.2 Nhập kho
- Vào module: Quản lý kho / Kho sản phẩm kinh doanh/ Nhập kho
- Tại đây nhập kho hàng thủ công, không gắn với mã đơn hàng nào
- Chọn kho nhập: Chọn kho đã tạo từ module Tạo kho
16
- Người yêu cầu: Chọn nhân viên yêu cầu, mặc định là tài khoản tạo phiếu, có thể
chọn người khác.
Hình 13: Nhập kho
- Click [Chọn kho]: chọn vị trí và danh sách lot. Nếu chưa có lot có thể tạo lot mới
- Click [Nhập kho ngay]: sau khi đã điền các thông tin hợp lệ. Đồng nghĩa với việc đã
thực hiện xong việc nhập kho.
- Thông tin mã phiếu nhập kho sẽ lưu ở [Lịch sử nhập/xuất/chuyển kho].
4.3 Xuất kho
(Tương tự mục 4.2 Nhập kho)
4.4 Chuyển kho
- Tại module: Quản lý kho / Kho sản phẩm kinh doanh/ Chuyển kho
- Thực hiện thủ công thao tác chuyển hàng giữa các kho hiện có trên hệ thống
- Chọn kho xuất không được trùng kho nhập
- Sau khi thực hiện chuyển kho thành công hệ thống cập nhật số lượng sản phẩm giữa
các kho hàng.
4.5 Lịch sử nhập/ xuất/ chuyển kho
Hiển thị tất cả các phiếu nhập/xuất/chuyển kho thủ công VÀ lệnh xuất/nhập kho từ
tất cả các đơn hàng
17
4.6 Theo dõi tồn kho
- Hiển thị tất cả thông tin tồn kho của 1 mã sản phẩm tại 1 lot cụ thể
- Chỉ được xem, không thao tác
5. Chức năng Kế toán – hạch toán
5.1 Quản lý phiếu đề nghị thanh toán
5.1.1 Tạo phiếu đề nghị thanh toán
- Chứng từ kèm theo: Hiển thị các nguồn của phiếu được sinh ra
o Không hiển thị thông tin: Nếu khởi tạo phiếu ĐNTT ngay tại module này: [Kế
toán/Đề nghị thanh toán] thì không hiển thị <mã đơn hàng> vì không gắn vào
đơn hàng nào
o Là <mã đơn hàng>: Nếu khởi tạo phiếu ĐNTT từ module [Kinh doanh/đơn
hàng]
o Là <mã yêu cầu thanh toán hoa hồng>: Nếu khởi tạo ĐNTT từ module [Kinh
doanh/CTV]
o Là <Mã yêu cầu rút tiền>: Nếu khởi tạo ĐNTT từ module [Kinh doanh/ví ảo]
- Chọn đối tượng: là khách hàng/nhà cung cấp
o Là <khách hàng theo đơn hàng>: Nếu khởi tạo từ module [Kinh doanh/đơn
hàng]
o Là <đối tượng là thông tin cộng tác viên>: Nếu khởi tạo từ module [Kinh
doanh/CTV]
o Là <khách hàng theo người dùng yêu cầu rút tiền> : Nếu khởi tạo từ module
[Kinh doanh/ví ảo]
- Duyệt:
o Tất cả phiếu ĐNTT sau khi [Lưu & Chờ duyệt] đều chuyển đến module:
Duyệt/ Duyệt thanh toán/ Duyệt ĐNTT để Admin/người được gán quyền
duyệt.
o Kể từ thời điểm sau khi [Lưu & chờ duyệt] thành công, phiếu ĐNTT không
được quyền chỉnh sửa.
5.1.2 Xem danh sách phiếu đề nghị thanh toán
- Tất cả phiếu ĐNTT tạo thành công đều hiển thị ở danh sách này, tại module: Kế
toán/ ĐNTT/ Danh sách ĐNTT
- Trạng thái phiếu ĐNTT:
o Chờ duyệt: Phiếu đã được đẩy cho admin nhưng chưa được duyệt
o Đã duyệt: phiếu đã được admin duyệt
o Đã hủy: phiếu đã bị hủy. Không thể tái sử dụng.
5.2 Quản lý phiếu thu/chi
5.2.1 Tạo phiếu thu
- Tại module: Kế toán / Phiếu thu/chi / Thêm mới phiếu thu
- Các trường thông tin: [Chứng từ kèm theo], [Chọn Đối tượng], [Duyệt]: tương tự
mục 5.1.1: tạo phiếu ĐNTT
18
- Tài khoản hạch toán: nếu không gán vào tài khoản nào, thì phiếu thu sẽ không được
hạch toán.
- Thanh toán:
o Nếu tích chọn <Đã thu tiền>: được hiểu phiếu không còn công nợ, đã thu tiền
o Nếu bỏ chọn <Đã thu tiền>: được hiểu là chứng từ ghi nhận công nợ, chưa thu
tiền.
5.2.2 Tạo phiếu chi (tương tự mục 5.2.1 Tạo phiếu thu)
5.2.3 Quản lý danh sách phiếu thu/chi
- Hiển thị tất cả phiếu thu/chi đã tạo thành công từ tất cả các nguồn tạo của hệ thống
- Trạng thái phiếu thu/chi:
o Chờ duyệt: phiếu thu/chi đã tạo thành công và chờ admin duyệt
o Đã duyệt: phiếu thu/chi đã được duyệt nhưng chưa hạch toán
o Đã hạch toán: Phiếu thu/chi đã hoàn tất duyệt VÀ hạch toán
o Đã hủy: phiếu thu/chi bị Hủy sau khi khởi tạo thành công HOẶC bị Hủy sau
khi được duyệt
5.3 Cân đối kế toán
5.3.1 Tạo tài khoản kế toán
- Mục đích là tạo các thông tin tài khoản, sau đó gắn các phiếu thu/chi, để kiểm tra
từng dòng tiền tại các thời điểm khác nhau
- Vào module: Kế toán/ Bảng cân đối kế toán / Thêm tài khoản
Hình 14: Thêm mới tài khoản
19
- Chọn cấp tài khoản:
o Tài khoản cấp 1: Là tài khoản chứa tài khoản cấp 2. Tài khoản cấp 1 có thể có
tài khoản cấp 2 HOẶC không có tài khoản cấp 2.
o Tài khoản cấp 2: Là tài khoản nằm trong tài khoản cấp 1. Tài khoản cấp 2 bắt
buộc phải có tài khoản cấp 1 chứa nó.
- Số hiệu tài khoản: số tài khoản (tối đa 5 số), là số tự nhiên, không được trùng và là
duy nhất
- Tên tài khoản: Mô tả chung về tài khoản kế toán
- Trạng thái:
o Đang hoạt động: Nếu tích chọn ô < đang hoạt động>
o Đã đóng: Nếu bỏ chọn ô < đang hoạt động>, lúc này tài khoản không thể tìm
kiếm và gán vào tại các phiếu thu/chi.
5.3.2 Sửa/ Xóa tài khoản kế toán
- Nếu tài khoản kế toán chưa có hoạt động (chưa có phiếu thu/chi gắn vào):
o Có thể sửa mọi thông tin của tài khoản kế toán
o Có thể xóa tài khoản kế toán
- Nếu tài khoản kế toán đã có hoạt động (đã có phiếu thu/ chi gắn vào):
o Chỉ được sửa tên tài khoản, Không được sửa cấp tài khoản và Không được sửa
số hiệu tài khoản
o Không được phép xóa, chỉ được phép dừng hoạt động.
5.3.3 Tìm kiếm thông tin trong bảng cân đối kế toán
- Hiển thị giá trị thu, chi và số dư đầu kỳ, cuối kỳ trong 1 giai đoạn thời gian.
- Điều kiện ghi nhận giá trị phiếu Thu/Chi vào bảng cân đối kế toán là:
o Phiếu Thu/Chi được gán tài khoản kế toán
o Phiếu Thu/Chi đã được duyệt
- Các giá trị Cấp 1 bao gồm tất cả các giá trị Cấp 2 của nó cộng lại.
- Số dư đầu kỳ: Xuất dữ liệu trả về cột có giá trị lớn hơn và cột còn lại bằng 0, cụ thể
như sau:
o Số dư đầu kỳ bên Thu: Nếu Thu > Chi thì hiển thị số chênh lệch tại cột Thu.
Cột Chi bằng 0
o Số dư đầu kỳ bên Chi: Nếu Chi > Thu thì hiển thị số chênh lệch tại cột Chi.
Cột Thu bằng 0
- Số phát sinh trong kỳ: Xuất Tổng dữ liệu tại cả 2 cột
o Số dư phát sinh bên Thu: Tổng phát sinh Thu trong kỳ
o Số dư phát sinh bên Chi: Tổng phát sinh Chi trong kỳ
- Số dư cuối kỳ : Xuất dữ liệu trả về cột có giá trị lớn hơn và cột còn lại bằng 0. Tự
động tính theo công thức như sau:
20
o Số dư cuối kỳ bên Thu = Số dư đầu kỳ bên Thu + Số phát sinh trong kỳ bên
Thu - Số phát sinh trong kỳ bên Chi
(Tham chiếu với ảnh tức là cột (5) = (1) + (3) - (4)
o Số dư cuối kỳ bên Chi = Số dư đầu kỳ bên Chi + Số phát sinh trong kỳ bên
Chi - Số phát sinh trong kỳ bên Thu
(Tham chiếu với ảnh tức là cột (6) = (2) + (4) - (3)
Ví dụ: Hôm này là ngày 25/03/2023, người dùng thực hiện tìm kiếm theo [Khoảng thời
gian] là <Tháng này>, khi đó dữ liệu hiển thị ra bảng sau
Hình 15: Bảng cân đối kế toán
- Dữ liệu tự động lấy mốc là thời điểm hiện tại là tháng 3, khoảng thời gian lọc trong
tháng tức là từ 01/03/2023 đến 25/03/2023.
- Số dư đầu kỳ của tài khoản 111: Chi = 0 và Thu = 50, tức là tại thời điểm 01/03/2023
thì tổng số tiền Thu được > số tiền Chi là 50
- Số dư phát sinh trong kỳ của tài khoản 111: Thu = 70 tức là tổng tất cả các phiếu Thu
được gán tài khoản 111 phát sinh từ ngày 01/03/2023 đến 25/03/2023 là 70. Tương tự
như vậy với phiếu Chi
- Số dư phát sinh cuối kỳ của tài khoản 111:
Số Thu cuối kỳ (5) = (1) + (3) - (4) = 50 + 70 – 20 = 100
6. Chức năng Duyệt
Chức năng này người dùng chỉ có quyền kích chuột vào [Duyệt] hoặc [Không
duyệt]. Tất cả bản ghi sau khi được kích Duyệt hoặc Không duyệt đều biến mất trên
màn hình của module Duyệt.
6.1 Duyệt sản phẩm/dịch vụ
Chức năng này cho phép người dùng duyệt những sản phẩm được thêm mới từ:
- Từ module [Sản phẩm kinh doanh]
- Từ chức năng [Thêm nhanh sản phẩm] tại các đơn hàng mua, ký gửi, cầm đồ
khi đơn hàng đó không được duyệt.
21
Hình 16 : Luồng duyệt SP/DV
6.2 Duyệt đơn hàng
Trong chức năng này người dùng có thể thực hiện Duyệt đơn hàng mới, duyệt
đơn hàng chỉnh sửa, duyệt đơn hàng Hủy.
6.2.1 Duyệt đơn hàng mới
Hình 17: Luồng duyệt đơn hàng khởi tạo
Hình 18: Điều kiện duyệt khởi tạo Đơn hàng mới
22
6.2.2 Duyệt đơn hàng chỉnh sửa
Hình 19: Luồng duyệt đơn hàng chỉnh sửa
- Duyệt đơn hàng chỉnh sửa là duyệt các thao tác liên quan đến đơn hàng sau khi
được duyệt, cụ thể như bên dưới:
Hình 20 : Điều kiện duyệt đơn hàng chỉnh sửa
6.2.3 Duyệt đơn hàng hủy
- Duyệt đơn hàng Hủy là chức năng duyệt việc Hủy đơn hàng của người tạo hoặc
Hủy trực tiếp đơn hàng.
23
Hình 21: Duyệt đơn hàng Hủy
Lưu ý: Tất cả các đơn hàng được Duyệt hủy sẽ không thể khôi phục
6.3 Duyệt thanh toán
6.3.1 Đề nghị thanh toán (ĐNTT)
ĐNTT xuất phát từ các module sau:
- Module kế toán
- Module kinh doanh/đơn hàng
- Module kinh doanh/CTV
- Module kinh doanh/ví ảo
- Module mua hàng
Hình 22: Luồng duyệt ĐNTT
6.3.2 Phiếu thu/chi (Tương tự mục 6.3.2 ĐNTT )
Lưu ý:
- Đề nghị thanh toán chỉ sử dụng cho phiếu chi
- Đề nghị thanh toán được duyệt thì mới tạo được phiếu chi
6.4 Duyệt tài khoản
6.4.1 Duyệt tài khoản người dùng
- Chức năng này chỉ duyệt khi tài khoản người dùng có yêu cầu Hủy tài khoản
- Chức năng hoạt động như sau:
24
Hình 23: Luồng duyệt hủy tài khoản người dùng
Lưu ý: Tài khoản sau khi được Duyệt hủy không thể khôi phục
6.4.2 Duyệt tài khoản CTV
- Điều kiện phải duyệt:
o Duyệt Tạo mới tài khoản CTV
o Duyệt Hủy tài khoản CTV
Hình 24: Luồng duyệt tài khoản CTV/ Hủy tài khoản CTV
Lưu ý: Tài khoản sau khi được Duyệt hủy không thể khôi phục
6.5 Duyệt chiến dịch & quảng cáo
6.6 Quản lý duyệt
Chức năng này cho phép người dùng quản lý duyệt cho tất cả các tính năng cho
từng module trên hệ thống. Người dùng có thể bật cài đặt duyệt hoặc không duyệt cho
từng tính năng: On/off
25
Hình 25: Danh mục phân quyền
Ghi chú: Các module được kích hoạt On sẽ phải duyệt và kích hoạt Off sẽ không cần
duyệt.
7. Chức năng Quản lý nhân sự
Chức năng này cho phép người dùng quản lý toàn bộ tài khoản nhân sự và quyền
truy cập của nhân sự trên toàn hệ thống.
7.1 Quản lý nhân sự & tài khoản nhân viên
- Ở chức năng này người dùng có thể quản lý toàn bộ nhân sự & tài khoản của
mình trên danh sách hiển thị, biết được từng nhân sự ở phòng ban, bộ phận nào
và được gán với quyền gì.
- Vào module: Quản lý nhân sự / Nhân sự & Tài khoản
Hình 26: Giao diện danh sách Nhân sự & Tài khoản
26
Lưu ý:
- Tài khoản nhân sự không yêu cầu Duyệt.
- Các trường: <Chi nhánh/phòng ban>, <cấp bậc/loại hình>, <Phân quyền> phải
khởi tạo trước khi tạo tài khoản nhân viên.
7.2 Quản lý danh mục phòng ban
- Chức năng này cho phép người dùng thêm mới và quản lý được số lượng nhân
sự cho từng danh mục bên dưới:
o Chi nhánh
o Phòng ban
o Cấp bậc
o Loại hình nhân sự
- Sửa thông tin trong Danh mục phòng ban: Được quyền sửa thông tin dù có nhân sự
hay không
- Xóa trong Danh mục phòng ban, chỉ cho phép xóa những chi nhánh/phòng ban/cấp
bậc/loại hình nhân sự nào có số lượng nhân sự = 0
7.3 Phân quyền
- Chức năng này cho phép người dùng tạo nhóm quyền (các quyền truy cập trên
hệ thống VD: thêm, sửa, xóa,...) để gán với từng nhân sự khi tạo mới nhân sự
& tài khoản.
- Vào module: Quản lý nhân sự/ phân quyền
- Tên phân quyền: không được trùng, và là duy nhất
- Chọn quyền: ít nhất phải chọn 1 quyền.
8. Quản lý chung