CFT
TÀI LIỆU HƯỚNG DN S DNG
PHN MM ERP LUXDEAL
Phiên bản tài liệu: 1.0
March 2023
i
MC LC
I. GII THIU CHUNG ............................................................................................................................. 1
1. Phm vi .................................................................................................................................................. 1
2. Thut ng, viết tt ................................................................................................................................ 1
3. Danh sách chức năng chung ................................................................................................................ 1
4. Tng quan chức năng của h thng .................................................................................................... 3
II. NG DN S DNG .................................................................................................................... 4
1. Sn phm & Dch v ............................................................................................................................ 5
1.1 Qun lý sn phm kinh doanh .............................................................................................................. 5
1.2 Qun lý dch v ..................................................................................................................................... 6
1.3 Qun lý Danh mc, thuc tính .............................................................................................................. 6
2. Chức năng Kinh doanh ........................................................................................................................ 7
2.1 Chăm sóc khách hàng ........................................................................................................................... 7
2.2 Quản lý đơn hàng .................................................................................................................................. 8
2.3 Qun lý khách hàng ............................................................................................................................ 12
2.4 Qun lý Cng tác viên ........................................................................................................................ 13
2.5 Chiến dch & Khuyến mi .................................................................................................................. 14
2.6 Tích điểm ............................................................................................................................................ 14
2.7 Xếp hng nhân viên ............................................................................................................................ 14
3. Chức năng Mua hàng ......................................................................................................................... 14
3.1 Tạo đơn mua hàng .............................................................................................................................. 15
3.2 Xem danh sách đơn mua hàng ............................................................................................................ 15
4. Chức năng Quản lý kho ..................................................................................................................... 15
4.1 To kho ............................................................................................................................................... 15
4.2 Nhp kho ............................................................................................................................................. 15
4.3 Xut kho ............................................................................................................................................. 16
4.4 Chuyn kho ......................................................................................................................................... 16
4.5 Lch s nhp/ xut/ chuyn kho .......................................................................................................... 16
4.6 Theo dõi tn kho ................................................................................................................................. 17
5. Chức năng Kế toán hch toán ........................................................................................................ 17
5.1 Qun lý phiếu đề ngh thanh toán ....................................................................................................... 17
5.2 Qun lý phiếu thu/chi .......................................................................................................................... 17
5.3 Cân đối kế toán ................................................................................................................................... 18
ii
6. Chức năng Duyệt ................................................................................................................................ 20
6.1 Duyệt sản phẩm/dịch vụ ..................................................................................................................... 20
6.2 Duyệt đơn hàng................................................................................................................................... 21
6.3 Duyệt thanh toán ................................................................................................................................. 23
6.4 Duyệt tài khoản ................................................................................................................................... 23
6.5 Duyệt chiến dịch & quảng cáo............................................................................................................ 24
6.6 Quản lý duyệt...................................................................................................................................... 24
7. Chức năng Quản lý nhân sự .............................................................................................................. 25
7.1 Quản lý nhân sự & tài khoản nhân viên.............................................................................................. 25
7.2 Quản lý danh mục phòng ban ............................................................................................................. 26
7.3 Phân quyền ......................................................................................................................................... 26
8. Quản lý chung ..................................................................................................................................... 26
1
I. GII THIU CHUNG
1. Phm vi
- Tài liu bao gm hưng dn s dng chi tiết ca h thng Luxdeal ERP cho các đi
ợng người dùng đưc cp quyn truy cp, thao tác vi tng module.
- Người dùng được cp quyn truy cp, thao tác vi chc năng nào sẽ thc hin nghip
v vi chức năng đó.
- Các lung thc hiện được hiểu là người dùng m chc năng yêu cầu Duyt trong
module Duyt/ Qun lý Duyt.
2. Thut ng, viết tt
STT
Thut ng, viết tt
Mô t
1
ĐNTT
Đề ngh thanh toán
2
CTV
Cng tác viên
3
SP / DV
Sn phm / dch v
4
Module
Là tp hp 1 vài trò, nhim v, chức năng
5
Thêm nhanh sn phm
- Chức năng thêm sản phm ngay ti màn hình khi tạo đơn hàng
- Áp dụng cho: đơn hàng ký gửi, đơn hàng cầm đồ, đơn hàng mua
6
Thêm nhanh khách hàng
Chức năng thêm khách hàng ngay tại màn hình khi tạo đơn hàng của
tt c loại đơn hàng
7
Đơn hàng không đổi giá
- Khi thêm sn phm tại đơn hàng, nếu không sa giá đã cài đặt t trước
ca sn phm, gọi là đơn hàng không đổi giá
- Áp dng cho: đơn hàng cho thuê, đơn hàng bán, đơn hàng spa
8
Đơn hàng thay đổi giá
- Khi thêm sn phm tại đơn hàng, nếu sửa giá đã cài đặt t trước ca
sn phm, gọi là đơn hàng thay đổi giá
- Áp dng cho: đơn hàng cho thuê, đơn hàng bán, đơn hàng spa
9
Mã sn phm
Là mã gn vi 1 loi sn phm c th. Trong 1 mã sn phm có th
nhiu mã qun lý với các đặc tính khác nhau.
10
Mã qun lý
Là mã th hin duy nht 1 sn phm với 1 đặc tính c th ( gii tính,
màu sc, cht liu)
11
Lot
Mt v trí c th ca 1 sn phm trong kho.
3. Danh sách chức năng chung
STT
Ni dung / Thông tin
Mô t
1
Trưng bt buc
Tng có du (*) là các trường bt buc điền/bt buc chn
2
<Ghi chú>
- Cho phép nhp ký t s, ch, ký t đặc bit
- Ti đa 256 ký t
3
Thao tác xut excel
c 1: Chn các bản ghi đang hiển th
c 2: Click [Xut excel] -> h thng s xut thông tin bn
ghi dưới dng file excel
2
4
Lc/tìm kiếm tại các tiêu đ
Ti các ct d liu nếu có biểu tượng tìm kiếm/lc, cho phép
người dùng thc hin lọc theo các trường thông tin có trong cột đó
5
Lc d liu theo <Start date
End date>
- Start date phi trưc hoc bng ngày End date
- Tùy từng module mà điều kiện tương quan giữa Start
date End date khác nhau
6
Lc d liu theo <Khong thi
gian>
Ly mc thi gian ti thời điểm thc hin lc/tìm kiếm. Các la
chn là:
o Hôm qua
o Hôm nay
o Tun này
o Tháng này
o Quý này
o Năm nay
o Năm trước
7
Các loi mã t sinh
Tt c các mã h thng t động sinh, không được sa:
o Mã đơn hàng,
o Mã khách hàng
o Mã cng tác viên
o Mã phiếu thu/chi
o Mã phiếu đề ngh thanh toán
o Mã xut/nhp/chuyn kho
o Mã nhân viên…
8
Lưu & Thêm mới
Chức năng lưu thông tin và đồng thi hin th trng thái nhp
thông tin mi. Cho phép to liên tiếp các thông tin.
9
Sửa đơn hàng
Áp dng vi tt c đơn hàng:
- Đơn hàng sau khi duyt không đưc sa các thông tin
liên quan đến sn phm, giá, k hn. Các thông tin
khác được phép sa trưc khi kho thc hin tr/nhn
hàng.
- Đơn hàng sau khi thc hin thao tác giao hàng cho
khách không được sa thông tin.
10
Xóa (Hy) đơn hàng
Áp dng vi tt c đơn hàng:
- Đơn hàng được phép Hy (Xóa) khi [chưa đẩy duyt]
HOẶC [đang chờ duyt] HOC [sau khi duyt].
- Đơn hàng không đưc phép Hủy sau khi đã thc hin
thao tác giao hàng cho khách.
3
4. Tng quan chức năng ca h thng
STT
Module
1
Sn phm & Dch v
2
Kinh doanh
3
Mua hàng
4
Qun lý kho
5
Kế toán
6
Duyt
4
7
Qun lý nhân s
8
Thêm nhanh sn phm
9
Thêm nhanh khách hàng
II. NG DN S DNG
Hình: Lung tng quan h thng
5
1. Sn phm & Dch v
- Module này cho phép qun lý tt c các thông tin liên quan đến sn phm/dch v
trên h thng.
- Vào module: Sn phm & Dch v / Qun lý sn phm / Sn phm kinh doanh
1.1 Qun lý sn phm kinh doanh
- Module này cung cp chc năng tạo tt c sn phm có trên h thng. Sn phm
phi đưc tạo thông tin trước khi thc hin các hot đng kinh doanh khác.
- Ngoài thêm sn phm module này, h thng còn cung cp chức năng [Thêm
nhanh sn phm] ti c module [thêm mới đơn hàng ký gi], [thêm mới đơn
hàng cm đ], [thêm mới đơn hàng Mua].
1.1.1 To sn phm kinh doanh
Hình 01: Lung to sn phm kinh doanh
- Sn phm sau khi đưc Duyt được tìm kiếm và thc hin các hot đng kinh
doanh; trng thái sn phm: đang hot đng.
- Sn phm sau khi Không duyt s không đưc tìm thy và không th thc hin
các hot đng kinh doanh.
1.1.2 Xem/Sa/Xóa sn phm kinh doanh
Ti màn hình danh sách sn phm, ct [Thao tác] chn biểu tượng Xem/Sa/Xóa tương ng
- Sa sn phm:
o Sn phẩm đang ở trng thái [Ch duyt] thì không đưc Sa
6
o Sn phẩm đang ở trạng thái [Đã duyệt] thì ch được Sa [đặc tính sn
phm] [Qun lý SEO].
- Xóa sn phm:
o Ch được Xóa sn phm khi chưa gắn vào đơn hàng nào (chưa có hot
động) VÀ tng tn kho = 0
o Nếu sn phm có tn kho >0 thì không được xóa
1.2 Qun lý dch v
1.2.1 Qun lý dch v Spa
Hình 02: Lung to dch v Spa
- Mc đích để to thông tin các dch v Spa như: làm sch, sa cha, làm mới,…để
gn dch v này vào sn phm khi thc hin kinh doanh nằm trong đơn hàng Spa
- Lưu ý: trưc khi gắn được dch v Spa này vào sn phm, thì sn phm này phi
được [cài đặt Spa] trong module [Sn phm & dch v / Qun lý sn phm / Sn
phm kinh doanh]
1.2.2 Xem/Sa/Xóa dch v Spa
- Sa dch v Spa:
o Sn phẩm đang ở trng thái [Ch duyệt] thì không đưc Sa
o Sn phẩm đang ở trạng thái [Đã duyệt] nếu Sa thì s gi li Admin duyt.
o Các thông tin dch v Spa đã gắn vào đơn hàng trưc khi Sa không b nh
hưởng.
- Xóa dch v Spa: khi đã gắn dch v Spa vào sn phm thì không đưc xóa.
1.3 Qun lý Danh mc, thuc tính
Vào module: Sn phm & Dch v / Khi to danh mc & thuc tính / Thêm mi danh
mc
7
Hình 03: To mi danh mc sn phm
- Chn cp danh mc: Danh mc cp 1 s bao gm danh mc cp 2.
- Tên danh mc: Không được trùng vi danh mc hin có.
- V trí hin th: nhp s, là v trí mà sn phm s hin th trong danh sách danh mc
- Lưu : Lưu thông tin vừa to
- Lưu & thêm mới: Lưu thông tin va to và refresh li v trng thái to mi, cho phép to
liên tiếp.
Ghi chú: Các thao tác thêm [đặc tính], [đơn vị tính], [thương hiệu], [xut x] tương tự như
trên.
2. Chức năng Kinh doanh
2.1 Chăm sóc khách hàng
Chc năng này cho phép quản lý tt c các khách hàng tiềm năng, có quan tâm đến
sn phm nhưng chưa phát sinh đơn hàng.
2.1.1 Thêm mi khách hàng tiềm năng
Hình 04: Lung to khách hàng tiềm năng
2.1.2 Xem/Sa/Xóa khách hàng tiềm năng
- Ti đây hin th tt c khách hàng tiềm năng đã to thành công
8
- Khi khách hàng tiềm năng được gán đơn hàng và tr thành khách hàng, lúc này s
chuyn t [Danh sách khách hàng tiềm năng] sang [Danh sách khách hàng].
- Sa thông tin khách hàng tim năng
o Nếu khách hàng tim năng chưa được gán đơn hàng nào thì được Sa tt
c thông tin liên quan
o Nếu khách hàng tim năng đã được gán đơn hàng và chuyn thành khách
hàng thì s theo cơ chế Sa của đơn hàng đó
- Xóa thông tin khách hàng tiềm năng:
o Nếu khách hàng tim năng chưa được gán vào đơn hàng nào thì đưc Xóa
o Nếu khách hàng tim năng đã được gán vào đơn hàng tKhông được Xóa
2.2 Quản lý đơn hàng
2.2.1 Đơn hàng bán
Hình 05 : Lung tạo đơn hàng bán
a) Thêm mi đơn hàng bán
- Sn phm & thanh toán:
o Khi chn sn phẩm, đơn giá tự động điền.
o Nếu không sa giá thì đơn hàng t động duyt
o Nếu thay đi giá thì cần admin/người đưc cp quyn duyt
- Lch s công n:
o Sau khi đơn hàng đưc duyt, thc hin [thêm bút toán]
o Click chn các bút toán hiện có để thc hin [thêm phiếu thu], [thêm phiếu
chi], [thêm phiếu đề ngh thanh toán] tương ứng vi bút toán.
- Lch s nhp/xut đi tr:
o Hin th các thông tin liên quan đến kho thc hin xut/nhp của đơn hàng
o Ti đây ch được xem, không đưc thao tác
b) Xem/Sửa/Xóa đơn hàng bán
9
Xem s th t 9,10 ti mc I.3 Chức năng chung
2.2.2 Đơn hàng cho th
Hình 06 : Luồng đơn hàng cho thuê
a) Tạo đơn hàng cho thuê
- K hn thuê:
o Theo tun: thi gian thuê ít nht 1 tun
o Theo tháng: thi gian thuê ít nht 1 tháng
- Thi gian thuê: Chn thi gian thuê bắt đầu, điều kin chn ngày kết thúc tương
ng vi k hn thuê. Ví d: chn k hn thuê là theo tun, khi chn thi gian thuê
là ngày 24-03-2023 thì ch được phép chn ngày kết thúc cách ngày bt đu ít
nht 1 tun, tc là chn ngày trong phm vi t 31-03-2023 tr đi.
- Sn phm & thanh toán: Khi chn sn phẩm, đơn giá tự động điền.
o Nếu không sa giá thì đơn hàng t động duyt (đơn hàng không thay đổi
giá). Lúc này có th click luôn [Bt đu thuê theo k hn] mà không cn
phi click [Lưu & chốt đơn]
o Nếu sa giá thì cần admin/ngưi đưc cp quyn duyệt (đơn hàng thay đổi
giá)
b) Xem/Sa/Xóa đơn hàng cho thuê
Xem s th t 9,10 ti mc I.3: Chức năng chung
c) Các thao tác liên quan đến đơn hàng cho thuê
- Có th thc hin tr hàng trưc thi hn 1 phn đơn hàng hoặc toàn b đơn hàng
10
- Có th gia hn thuê 1 phn hoc toàn b đơn hàng
- Khi đến hn, h thng t động cp nht trạng thái để cho phép [gia hn cho thuê]
HOC [tr hàng hết hn]
2.2.3 Đơn hàng ký gi
Hình 07: Luồng đơn hàng ký gi
a) Tạo đơn hàng ký gi
- Vào module: Kinh doanh/ Đơn hàng/ Thêm mới đơn hàng/ Thêm mới đơn hàng
ký gi
- Có chc năng [thêm nhanh sản phm]
b) Xem/Sửa/Xóa đơn hàng ký gửi
Xem s th t 9,10 ti mc I.3: Chức năng chung
c) Các thao tác liên quan đến đơn hàng ký gi
- Có th tr hàng trước hn 1 phn hoc toàn b đơn hàng
- Có th gia hn ký gi 1 phn hoc toàn b đơn hàng
- Khi đến hn, h thng t động cp nht trạng thái để cho phép [gia hn ký gi]
HOC [tr hàng hết hn]
2.2.4 Đơn hàng cầm đồ
11
Hình 08: Luồng đơn hàng cầm đ
a) Tạo đơn hàng cầm đ
- Vào module: Kinh doanh/ Đơn hàng/ Thêm mới đơn hàng/ Thêm mới đơn hàng
cm đ
- Có chc năng [thêm nhanh sn phm]
b) Xem/Sửa/Xóa đơn hàng cầm đồ
Xem s th t 9,10 ti mc I.3: Chức năng chung
c) Các thao tác đơn hàng cầm đồ
- Chuộc hàng trước hn: có th chuc hàng trưc hn 1 phn hoc toàn b
- Chuc hàng hết hn: có th chuc hàng hết hn 1 phn hoc toàn b
- Gia hn cm đ: Có th gia hn 1 phn hoc toàn b đơn hàng, tuy nhiên nếu gia
hn 1 phn thì phn còn li phi tiến hành Đứt hàng hoc Chuộc hàng trưc khi
thc hin gia hn 1 phn.
- Đứt hàng cm đ: Có th đứt hàng 1 phn hoc toàn b đơn hàng
2.2.5 Đơn hàng Spa
12
Hình 09: Luồng đơn hàng Spa
a) Tạo đơn hàng Spa
- Đối với đơn hàng không thay đi giá:
o Khi chn sn phm và dch v Spa, h thng t động điền giá ca dch v
đó (đã khởi to t trưc module: Sn phm & Dch v/qun lý dch v)
o Nếu không thay đổi giá ca dch v, khi click [Lưu & chốt đơn] đơn hàng
s t động duyt.
- Đối với đơn hàng thay đổi giá:
o Sau khi chn sn phm và dch v Spa, nếu sa giá ca dch v thì sau khi
click [Lưu & chốt đơn], đơn hàng tự động gửi đến module: Duyt/Duyt
đơn hàng để admin/tài khoản được phân quyn duyệt đơn hàng.
b) Xem/Sửa/Xóa đơn hàng Spa
Xem mc I.3 Danh sách chc năng chung
c) Các thao tác đơn hàng Spa
- Khi [thay đi dch v Spa]: ch áp dng cho thay dch v ca các sn phẩm chưa
tr hàng hoặc chưa trả 1 phn s ng
- Khi [Tr hàng Spa]: có th là hàng đã spa, chưa spa, trước khi thay đi dch v
hoc sau khi thay đi dch v. Admin ch duyt trưng hp hàng không Spa, còn
nếu hàng đã Spa thì t động được duyt.
- Khi [Hoàn thành tr hàng]: có th tr 1 phn hoc toàn b. bước này kho s
thc hin tiến hành xut kho, hoàn tt quá trình Spa
- Khi [Hủy đơn hàng] sau khi đơn hàng đưc duyt, cn admin Duyt Hy.
2.3 Qun lý khách hàng
2.3.1 Thêm mi khách hàng
- Thc hin ti module: Kinh doanh/ Khách hàng/ Thêm mi khách hàng
- To mi khách hàng không cn duyt, h thng t động lưu vào danh sách khách
hàng
13
- Trng thái hoạt động: tài khon mi to mặc định trng thái [Đang hoạt đng]
- Tên đăng nhập: là duy nhất, không đưc trùng với tên đăng nhp hin có
- To tài khon khách hàng không cn duyt.
2.3.2 Xem/Sa/Xóa khách hàng
- Ti module: [Kinh doanh/Khách hàng/ Danh sách khách hàng] s hin th tt c
thông tin khách hàng hin có ca h thng
- Sa thông tin khách hàng:
o Sau khi thông tin khách hàng được to thành công, các trường sau không
th thay đi: < s đin thoại> , <tên đăng nhập>; các trưng còn li có th
thay đi
o Mt khu: Admin/tài khoản đưc gán quyn có th reset li mt khu cho
khách hàng.
- Hy thông tin khách hàng: có 2 cách hy thông tin khách hàng
o Khách hàng tu cu hy: cn admin duyt hy, sau khi hy tr v trng
thái [đã hy]
o Admin hy tài khon khách hàng
- Tm dng tài khon khách hàng: B chn tại ô [Đang hot đng], tài khon khách
hàng s chuyn trng thái thành [dng hot đng]
Hình 10: Trng thái tài khon
2.3.3 Xếp hng khách hàng
2.4 Qun lý Cng tác viên
2.4.1 To tài khon cng tác viên
Hình 11: Lung to cng tác viên
14
- Chiết khu CTV: % được hưng của CTV đó trong các đơn hàng đưc gán,
th tùy chnh li trong mỗi đơn hàng
- Mi 1 CTV ch được gn duy nht thông tin 1 khách hàng, được hiu là khách hàng
ca công ty s là CTV được hưng hoa hng vi mỗi đơn hàng tìm kiếm đưc.
- Qun lý lch s doanh s & thanh toán hoa hng: t động hin th danh sách
thông tin doanh s ca CTV tại các đơn hàng. Phn này ch đưc xem và không thao
tác.
2.4.2 Xem/Sa/Xóa tài khon cng tác viên
- Sa tài khon CTV: Sau khi tài khoản CTV đưc duyt, nếu Sa thông tin thì s đẩy
li module Duyt đ duyt
- Xóa tài khon CTV:
o Nếu tài khon CTV chưa được gắn vào đơn hàng nào (chưa có hoạt động) thì
Xóa đưc tài khon CTV
o Nếu tài khoản CTV đã được gắn vào đơn hàng thì vn Xóa được tài khon
CTV, nhưng các thông tin trưc đó gắn vào đơn hàng không thay đổi/ mt đi
2.4.3 Yêu cu thanh toán hoa hng
2.5 Chiến dch & Khuyến mi
2.6 Tích điểm
2.7 Xếp hng nhân viên
Xem tng doanh s ca nhân viên kinh doanh trong 1 giai đoạn bt k.
- Vào module: Kinh doanh/Xếp hng nhân viên
- màn hình báo cáo này, ch được xem và xut báo cáo exel, không đưc thao tác
To/Sa/Xóa
- Cách tìm kiếm: Tìm kiếm thông tin theo t khóa và thi gian -> Click [Ly d liu].
Lúc này h thng s tr ra tt c các bn ghi phù hp.
Ví d: D liệu đang hin th t ngày 01/01/2023 đến 12/01/2023, tc là tng doanh s ca
tng nhân viên kinh doanh trong khong thi gian này.
- Xem chi tiết doanh s ca 1 nhân viên kinh doanh:
o Click chn biểu tượng Xem ti ct thao tác -> màn hình m ra thông tin chi
tiết
o Bng theo dõi doanh s: s hin th tt c thông tin đơn hàng mà ngày tạo
đơn hàng nm trong khong thi gian lc thao tác trước đó.
3. Chức năng Mua hàng
15
Hình 12: Lung mua hàng
3.1 Tạo đơn mua hàng
- Vào module: Mua hàng/ Thêm mới đơn mua hàng
- Sn phm & thanh toán:
o Chn mua t các mã sn phm/ mã quản lý đã tạo trước đó hoặc s dng chc
năng thêm nhanh sn phm
o T nhp giá, s ợng, các trường còn li
- Lch s công n: Khi đơn hàng xuất hin các bút toán, phiếu thu/chi, phiếu đề ngh
thanh toán s hin th thông tin đây
- Lch s nhp/xut đi tr: Hin th tt c các thao tác liên quan đến nhp/xut kho
của đơn hàng.
3.2 Xem danh sách đơn mua hàng
Hin th tt c đơn mua hàng đã khởi to thành công, cho phép thao tác nếu click vào
xem chi tiết.
4. Chức năng Quản lý kho
4.1 To kho
- Vào module: Kho/ Khi to danh mc kho
- Chn cp kho:
o Kho cp 1: là cp kho cha kho cp 1. Có th có hoc không kho cp 1
o Kho cp 2: là kho thuc kho cp 1. Bt buc khi to kho cp 2 phi chn
thuc vào 1 kho cp 1.
- Tên kho: là duy nhất và không được trùng vi bt k kho cùng cp/ khác cp nào.
4.2 Nhp kho
- Vào module: Qun lý kho / Kho sn phm kinh doanh/ Nhp kho
- Ti đây nhp kho hàng th công, không gn vi mã đơn hàng nào
- Chn kho nhp: Chọn kho đã tạo t module To kho
16
- Ngưi yêu cu: Chn nhân viên yêu cu, mặc định là tài khon to phiếu, có th
chọn người khác.
Hình 13: Nhp kho
- Click [Chn kho]: chn v trí và danh sách lot. Nếu chưa có lot có thể to lot mi
- Click [Nhập kho ngay]: sau khi đã đin các thông tin hp lệ. Đồng nghĩa với vic đã
thc hin xong vic nhp kho.
- Thông tin mã phiếu nhp kho s u ở [Lch s nhp/xut/chuyn kho].
4.3 Xut kho
(Tương tự mc 4.2 Nhp kho)
4.4 Chuyn kho
- Ti module: Qun lý kho / Kho sn phm kinh doanh/ Chuyn kho
- Thc hin th công thao tác chuyn hàng gia các kho hin có trên h thng
- Chn kho xuất không được trùng kho nhp
- Sau khi thc hin chuyn kho thành công h thng cp nht s ng sn phm gia
các kho hàng.
4.5 Lch s nhp/ xut/ chuyn kho
Hin th tt c các phiếu nhp/xut/chuyn kho th công VÀ lnh xut/nhp kho t
tt c các đơn hàng
17
4.6 Theo dõi tn kho
- Hin th tt c thông tin tn kho ca 1 mã sn phm ti 1 lot c th
- Ch được xem, không thao tác
5. Chức năng Kế toán hch toán
5.1 Qun lý phiếu đề ngh thanh toán
5.1.1 To phiếu đ ngh thanh toán
- Chng t kèm theo: Hin th các ngun ca phiếu được sinh ra
o Không hin th thông tin: Nếu khi to phiếu ĐNTT ngay ti module này: [Kế
toán/Đ ngh thanh toán] thì không hin th <mã đơn hàng> vì không gn vào
đơn hàng nào
o <mã đơn hàng>: Nếu khi to phiếu ĐNTT từ module [Kinh doanh/đơn
hàng]
o <mã yêu cu thanh toán hoa hng>: Nếu khi tạo ĐNTT từ module [Kinh
doanh/CTV]
o Là <Mã yêu cu rút tin>: Nếu khi tạo ĐNTT từ module [Kinh doanh/ví o]
- Chn đi tưng: là khách hàng/nhà cung cp
o <khách hàng theo đơn hàng>: Nếu khi to t module [Kinh doanh/đơn
hàng]
o Là <đối tưng là thông tin cng tác viên>: Nếu khi to t module [Kinh
doanh/CTV]
o Là <khách hàng theo người dùng yêu cu rút tin> : Nếu khi to t module
[Kinh doanh/ví o]
- Duyt:
o Tt c phiếu ĐNTT sau khi [Lưu & Chờ duyệt] đều chuyển đến module:
Duyt/ Duyt thanh toán/ Duyệt ĐNTT đ Admin/ngưi đưc gán quyn
duyt.
o K t thi đim sau khi [Lưu & chờ duyt] thành công, phiếu ĐNTT không
được quyn chnh sa.
5.1.2 Xem danh sách phiếu đề ngh thanh toán
- Tt c phiếu ĐNTT tạo thành công đều hin th danh sách này, ti module: Kế
toán/ ĐNTT/ Danh sách ĐNTT
- Trng thái phiếu ĐNTT:
o Ch duyt: Phiếu đã được đẩy cho admin nhưng chưa đưc duyt
o Đã duyt: phiếu đã được admin duyt
o Đã hy: phiếu đã b hy. Không th tái s dng.
5.2 Qun lý phiếu thu/chi
5.2.1 To phiếu thu
- Ti module: Kế toán / Phiếu thu/chi / Thêm mi phiếu thu
- Các trường thông tin: [Chng t kèm theo], [Chn Đối tưng], [Duyt]: ơng tự
mc 5.1.1: to phiếu ĐNTT
18
- Tài khon hch toán: nếu không gán vào tài khon nào, thì phiếu thu s không được
hch toán.
- Thanh toán:
o Nếu tích chọn <Đã thu tiền>: được hiu phiếu không còn công nợ, đã thu tiền
o Nếu b chọn <Đã thu tin>: được hiu là chng t ghi nhn công nợ, chưa thu
tin.
5.2.2 To phiếu chi (tương tự mc 5.2.1 To phiếu thu)
5.2.3 Qun lý danh sách phiếu thu/chi
- Hin th tt c phiếu thu/chi đã tạo thành công t tt c các ngun to ca h thng
- Trng thái phiếu thu/chi:
o Ch duyt: phiếu thu/chi đã tạo thành công và ch admin duyt
o Đã duyt: phiếu thu/chi đã được duyệt nhưng chưa hch toán
o Đã hch toán: Phiếu thu/chi đã hoàn tt duyt VÀ hch toán
o Đã hy: phiếu thu/chi b Hy sau khi khi to thành công HOC b Hy sau
khi được duyt
5.3 Cân đi kế toán
5.3.1 To tài khon kế toán
- Mc đích là tạo các thông tin tài khoản, sau đó gắn các phiếu thu/chi, để kim tra
tng dòng tin ti các thi đim khác nhau
- Vào module: Kế toán/ Bảng cân đi kế toán / Thêm tài khon
Hình 14: Thêm mi tài khon
19
- Chn cp tài khon:
o Tài khon cp 1: Là tài khon cha tài khon cp 2. Tài khon cp 1 có th
tài khon cp 2 HOC không có tài khon cp 2.
o Tài khon cp 2: Là tài khon nm trong tài khon cp 1. Tài khon cp 2 bt
buc phi có tài khon cp 1 cha nó.
- S hiu tài khon: s tài khon (ti đa 5 s), là s t nhiên, không đưc trùng và là
duy nht
- Tên tài khon: Mô t chung v tài khon kế toán
- Trng thái:
o Đang hoạt động: Nếu tích chọn ô < đang hoạt động>
o Đã đóng: Nếu b chọn ô < đang hoạt đng>, lúc này tài khon không th tìm
kiếm và gán vào ti các phiếu thu/chi.
5.3.2 Sa/ Xóa tài khon kế toán
- Nếu tài khon kế toán chưa có hoạt đng (chưa có phiếu thu/chi gn vào):
o Có th sa mi thông tin ca tài khon kế toán
o Có th xóa tài khon kế toán
- Nếu tài khon kế toán đã có hoạt động (đã có phiếu thu/ chi gn vào):
o Ch được sa tên tài khoản, Không được sa cp tài khoản và Không đưc sa
s hiu tài khon
o Không đưc phép xóa, ch được phép dng hot đng.
5.3.3 Tìm kiếm thông tin trong bảng cân đối kế toán
- Hin th giá tr thu, chi và s dư đầu k, cui k trong 1 giai đon thi gian.
- Điu kin ghi nhn giá tr phiếu Thu/Chi vào bảng cân đi kế toán là:
o Phiếu Thu/Chi được gán tài khon kế toán
o Phiếu Thu/Chi đã đưc duyt
- Các giá tr Cp 1 bao gm tt c các giá tr Cp 2 ca nó cng li.
- S dư đầu k: Xut d liu tr v ct có giá tr lớn hơn và cột còn li bng 0, c th
như sau:
o S dư đầu k bên Thu: Nếu Thu > Chi thì hin th s chênh lch ti ct Thu.
Ct Chi bng 0
o S dư đầu k bên Chi: Nếu Chi > Thu thì hin th s chênh lch ti ct Chi.
Ct Thu bng 0
- S phát sinh trong k: Xut Tng d liu ti c 2 ct
o S phát sinh bên Thu: Tng phát sinh Thu trong k
o S phát sinh bên Chi: Tng phát sinh Chi trong k
- S dư cuối k : Xut d liu tr v ct có giá tr lớn hơn và cột còn li bng 0. T
động tính theo công thức như sau:
20
o S dư cuối k bên Thu = S dư đầu k bên Thu + S phát sinh trong k bên
Thu - S phát sinh trong k bên Chi
(Tham chiếu vi nh tc là ct (5) = (1) + (3) - (4)
o S dư cuối k bên Chi = S dư đầu k bên Chi + S phát sinh trong k bên
Chi - S phát sinh trong k bên Thu
(Tham chiếu vi nh tc là ct (6) = (2) + (4) - (3)
Ví d: Hôm này là ngày 25/03/2023, ngưi dùng thc hin tìm kiếm theo [Khong thi
gian] là <Tháng này>, khi đó dữ liu hin th ra bng sau
Hình 15: Bảng cân đối kế toán
- D liu t động ly mc là thi đim hin ti là tháng 3, khong thi gian lc trong
tháng tc là t 01/03/2023 đến 25/03/2023.
- S dư đầu k ca tài khon 111: Chi = 0 và Thu = 50, tc là ti thời đim 01/03/2023
thì tng s tiền Thu đưc > s tin Chi là 50
- S dư phát sinh trong k ca tài khon 111: Thu = 70 tc là tng tt c các phiếu Thu
được gán tài khon 111 phát sinh t ngày 01/03/2023 đến 25/03/2023 là 70. Tương t
như vậy vi phiếu Chi
- S dư phát sinh cuối k ca tài khon 111:
S Thu cui k (5) = (1) + (3) - (4) = 50 + 70 20 = 100
6. Chức năng Duyệt
Chức năng này người dùng chỉ quyền kích chuột vào [Duyệt] hoặc [Không
duyệt]. Tất cả bản ghi sau khi được kích Duyệt hoặc Không duyệt đều biến mất trên
màn hình của module Duyệt.
6.1 Duyệt sản phẩm/dịch vụ
Chức năng này cho phép người dùng duyệt những sản phẩm được thêm mới từ:
- Từ module [Sản phẩm kinh doanh]
- Từ chức năng [Thêm nhanh sản phẩm] tại các đơn hàng mua, gửi, cầm đồ
khi đơn hàng đó không được duyệt.
21
Hình 16 : Luồng duyệt SP/DV
6.2 Duyệt đơn hàng
Trong chức năng này người dùng thể thực hiện Duyệt đơn hàng mới, duyệt
đơn hàng chỉnh sửa, duyệt đơn hàng Hủy.
6.2.1 Duyệt đơn hàng mới
Hình 17: Luồng duyệt đơn hàng khởi tạo
Hình 18: Điều kiện duyệt khởi tạo Đơn hàng mới
22
6.2.2 Duyệt đơn hàng chỉnh sửa
Hình 19: Luồng duyệt đơn hàng chỉnh sửa
- Duyệt đơn hàng chỉnh sửa duyệt các thao tác liên quan đến đơn hàng sau khi
được duyệt, cụ thể như bên dưới:
Hình 20 : Điều kiện duyệt đơn hàng chỉnh sửa
6.2.3 Duyệt đơn hàng hủy
- Duyệt đơn hàng Hủy là chức năng duyệt việc Hủy đơn hàng của người tạo hoặc
Hủy trực tiếp đơn hàng.
23
Hình 21: Duyệt đơn hàng Hủy
Lưu ý: Tất cả các đơn hàng được Duyệt hủy sẽ không thể khôi phục
6.3 Duyệt thanh toán
6.3.1 Đề nghị thanh toán (ĐNTT)
ĐNTT xuất phát từ các module sau:
- Module kế toán
- Module kinh doanh/đơn hàng
- Module kinh doanh/CTV
- Module kinh doanh/ví ảo
- Module mua hàng
Hình 22: Luồng duyệt ĐNTT
6.3.2 Phiếu thu/chi (Tương tự mục 6.3.2 ĐNTT )
Lưu ý:
- Đề nghị thanh toán chỉ sử dụng cho phiếu chi
- Đề nghị thanh toán được duyệt thì mới tạo được phiếu chi
6.4 Duyệt tài khoản
6.4.1 Duyệt tài khoản người dùng
- Chức năng này chỉ duyệt khi tài khoản người dùng có yêu cầu Hủy tài khoản
- Chức năng hoạt động như sau:
24
Hình 23: Luồng duyệt hủy tài khoản người dùng
Lưu ý: Tài khoản sau khi được Duyệt hủy không thể khôi phục
6.4.2 Duyệt tài khoản CTV
- Điều kiện phải duyệt:
o Duyệt Tạo mới tài khoản CTV
o Duyệt Hủy tài khoản CTV
Hình 24: Luồng duyệt tài khoản CTV/ Hủy tài khoản CTV
Lưu ý: Tài khoản sau khi được Duyệt hủy không thể khôi phục
6.5 Duyệt chiến dịch & quảng cáo
6.6 Quản lý duyệt
Chức năng này cho phép người dùng quản lý duyệt cho tất cả các tính năng cho
từng module trên hệ thống. Người dùng có thể bật cài đặt duyệt hoặc không duyệt cho
từng tính năng: On/off
25
Hình 25: Danh mục phân quyền
Ghi chú: Các module được kích hoạt On sẽ phải duyệt kích hoạt Off skhông cần
duyệt.
7. Chức năng Quản lý nhân sự
Chức năng này cho phép người dùng quản toàn bộ tài khoản nhân sự quyền
truy cập của nhân sự trên toàn hệ thống.
7.1 Quản lý nhân sự & tài khoản nhân viên
- chức năng này người dùng thể quản toàn bộ nhân sự & tài khoản của
mình trên danh sách hiển thị, biết được từng nhân sự ở phòng ban, bộ phận nào
và được gán với quyền gì.
- Vào module: Quản lý nhân sự / Nhân sự & Tài khoản
Hình 26: Giao diện danh sách Nhân sự & Tài khoản
26
Lưu ý:
- Tài khoản nhân sự không yêu cầu Duyệt.
- Các trường: <Chi nhánh/phòng ban>, <cấp bậc/loại hình>, <Phân quyền> phải
khởi tạo trước khi tạo tài khoản nhân viên.
7.2 Quản lý danh mục phòng ban
- Chức năng này cho phép người dùng thêm mới quản được số lượng nhân
sự cho từng danh mục bên dưới:
o Chi nhánh
o Phòng ban
o Cấp bậc
o Loại hình nhân sự
- Sửa thông tin trong Danh mục phòng ban: Được quyền sửa thông tin nhân sự
hay không
- Xóa trong Danh mục phòng ban, chỉ cho phép xóa những chi nhánh/phòng ban/cấp
bậc/loại hình nhân sự nào có số lượng nhân sự = 0
7.3 Phân quyền
- Chức năng này cho phép người dùng tạo nhóm quyền (các quyền truy cập trên
hệ thống VD: thêm, sửa, xóa,...) để gán với từng nhân sự khi tạo mới nhân sự
& tài khoản.
- Vào module: Quản lý nhân sự/ phân quyền
- Tên phân quyền: không được trùng, và là duy nhất
- Chọn quyền: ít nhất phải chọn 1 quyền.
8. Quản lý chung